TẠI MANILA, PHILIPPINES NĂM 2018
Kính gởi: - Quý Trưởng trong Pathfinder Scouts Vietnam
MGANGDANG UMAGA! (Chào buổi sáng)
Kính thưa quý Trưởng,
Tôi vừa trở về từ Hội nghị Hướng đạo Vùng Á châu - Thái Bình Dương lần thứ 26 và với tư cách Trưởng đoàn Hướng đạo Việt Nam tham dự Hội nghị này, nay tường trình với quý Trưởng một số vấn đề có liên quan đến Hội nghị.
Bản tường trình này gồm có 3 phần:
- Các thông tin về Hội nghị và về Đoàn Hướng đạo Việt Nam tham dự Hội nghị.- Diễn tiến, nội dung và kết quả Hội nghị,
I. THÔNG TIN VỀ HÔI NGHỊ - ĐOÀN VIÊT NAM
- Từ nhiều tháng trước ngày Hội nghị khai mạc, Hướng đạo Việt Nam nhận được Thư mời tham dự Hội nghị Hướng đạo Vùng Á châu - Thái Bình Dương lần thứ 26 và chúng ta cũng đã trả lời sẽ tham dự.- Hội nghị được tổ chức từ ngày 15 -20/10/2018 tại Trung Tâm Hội nghị Quốc tế của Philippines (Philippines International Convention Center - PICC) tai Manila, Philippines do Hướng đạo Vùng tổ chức với sự đăng caicủa Hội HĐ Philippines (BSP). Chủ đề của Hội nghị: "Growth and Stability" (Phát triển và Ổn định).- Về dự Hội nghị có 27 Hội HĐ các nước và sự tham dự của WOSM, của đại diện HĐ Vùng châu Phi, châu Âu, Mỹ,...- Đoàn HĐ VN dưới tên gọi Pathfinder Scouts Vietnam gồm 3 thành viên: Tr. Nguyễn Tuấn (Trưởng đoàn), Tr. Vũ Ngọc Hoàn và Tráng sinh Trần Phương Linh (phiên dịch).
II. DIỄN TIẾN, NÔI DUNG VÀ KẾT QUẢ HÔI NGHỊ
Phần này không liệt kê theo thứ tự thời gian mà theo từng chủ đề của sự kiện.
(Có thể xem Thứ tự thời gian trong Chương trình Hội nghị).
1/ Lễ Khai mạc
2/ Các phát biểu của Tổng thư ký HĐ thế giới, Ông Ahmad Alhendawi và của Chủ tịch HĐ thế giới, Ông. Craig Turpie.
3/ Báo cáo các việc đã thực hiện thời gian qua:
- Chủ tịch của APR Scout Foundation, Ông Chao Shou-Pu- Báo cáo của Chủ tịch HĐ Vùng và Giám đốc Vùng. Trong hai báo cáo này, HĐVN được vinh dự nhắc tới, là Hội HĐ tiềm năng, có khả năng sẽ được WOSM công nhận trong tương lai gần.- Diễn đàn trẻ của APR lần thứ 9.- Khóa LT của APR, Khóa trưởng: Leonides Son.
4/ Thảo luận Kế hoạch sắp tới:
- Kế hoạch 3 năm 2018 - 2021 của APR và 2017 - 2020 của WOSM.- Chính sách của World AIS- Educational Methods in GSAT- Diversity & Inclusion and Dialoque for Peace- Scouting and SDGs- Messengers of Peace- Growth
5/ Trình bày của các đối tác:
- KAICIID- WWF- Habitat for Humanity International- The Duke of Edinburgh's International Award- WSF
6/ Các buổi họp của từng thành phần: Tổng Ủy viên, UV Quố'c tế,...
7/ Giới thiệu ứng viên Hội đồng HĐ Vùng nhiệm kỳ mới - Bầu cử - Giới thiệu Hội đồng APR, Giám đốc, các trưởng Tiều ban, Lễ tuyên thệ nhậm chức của Hội đồng.
Kết quả bầu cử Hội đồng HĐ Vùng nhiệm kỳ 2018 - 2021:
Ông Ahmad Rusdi (Indonesia) – Chủ tịchÔng Hiroshi Shimada (Japan) – Phó chủ tịch thứ nhấtÔng Somboon Bunyasiri (Thailand) – Phó chủ tịch thứ haiÔng Lim Wei Yung (Singapore) – Chủ tịch Nhóm thành viên trẻ
Và các thành viên khác
Ông J. Rizal C. Pangilinan (WSB - Asia Pacific Support Center) - Giám đốc Vùng
8/ Trình bày các hoạt động HĐ của Vùng và Thế giới sắp tới:
- 24th WSJ 2019, USA + Mexico + Canada- 42nd WS Conference 2020, Egypt- 16th WS Moot 2021 Ireland- 27th APR Scout Conference, 2021 Taiwan- 32th APR Scout Jamboree 2021, Bangladesh- 33rd APR Scout Jamboree 2025, Korea
9/ Giới thiệu Nghị quyết - Bổ sung - Biểu quyết
10/ Tôn vinh và công nhận các cá nhân, ...
11/ Lễ bế mạc - Trao cờ cho HĐ China (Taiwan) (tổ chức APR Conference lần 27)
Phát biểu của cựu và tân Chủ tịch, của Giám đốc Vùng.
III. MÔTSỐ VẤN ĐỀ - NHÂN XÉT 1/ TỔ CHỨC:
a) Đón tiếp - Vận chuyển: Việc đón tiếp, vận chuyển rất chu đáo.
Các Đoàn được đón tiếp tại sân bay và đưa về khách sạn đã đăng ký. Ban tổ chức cũng sắp xếp đưa các Đoàn ra sân bay theo đúng ngày, giờ để về nước.Theo lịch thông báo trước, hàng ngày có các chuyến xe buýt đón và đưa các đại biều từ khách sạn đến Hội nghị (sáng có 3 chuyến đón với các giờ khác nhau).Các IST (International Service Team) của BSP đảm nhiệm việc này.
b) Hành chánh: Ban tổ chức có 2 hệ thống:
+ BSP: là Hội đăng cai nên chủ yếu lo các việc về đăng ký, trang bị, vận chuyển, ăn uố'ng, hội trường, cơ sở vật chất,.+ APR: chủ yếu lo về vấn đề nội dung Hội nghị, các văn bản,.Có Phiếu lượng giá của từng đại biểu dự Hội nghị nộp lại cho BTC vào ngày kết thúc Hội nghị.
c) Truyền thông: Hình ảnh, Tư liệu: là mặt rất cần thiết và rất mạnh của Hội nghị.
+ Báo chí: Sau mỗi ngày, Hội nghị phát hành 1 tờ báo in màu với các nội dung chính, kèm hình ảnh.+ Quảng bá: Trên các phương tiện truyền thông trong Philippines và trên các kênh thông tin của APR đều quảng bá trước một thời gian dài về Hội nghị.+ Hình ảnh - Video clip: Một đội ngũ rất đông các nhân viên báo chí (mặc áo có in chữ PRESS) phục vụ việc chụp hình Hội nghị với tất cả các sự kiện. Trong Educational tour, các nhân viên này luôn theo các xe chở đại biểu tham quan các nơi để tác nghiệp. Các hình ảnh, video clip được tập hợp về Phòng Thông tin mỗi cuối buổi/ngày để phát hình ngay đầu mỗi buổi họp và đưa lên báo giấy ngày mai.+ Trong Hội nghị, thường xuyên có 3 màn hình lớn đưa thông tin, hình ảnh trực tiếp đến mọi nơi trong sảnh đều có thể thấy rõ.
d) Ăn uống:
+ Hội nghị cung cấp các buổi ăn trưa và một số' các buổi tối có chương trình đặc biệt (Welcome Dinner, ATAS Gathering, APR Foundation Dinner (100USD/người tham dự), International Night) theo kiểu buffet. Có thức ăn Halal riêng cho các đại biểu Hồi giáo.+ Trong suốt thời gian Hội nghị, có các bàn giải khát đặt cuối hội trường với 2 loại: café nóng (với bột sữa hoặc đường) và nước nóng.+ Giữa các buổi hội nghị có giờ giải lao, có phục vụ bánh,...ở sảnh trên lầu, phía trên sảnh hội nghị.
e) Khách sạn: Các đại biểu được yêu cầu đăng ký khách sạn trước và tự túc trả tiền khách sạn. Cần xác nhận lại khách sạn ở để thuận tiện việc đưa đón đến Hội nghị. Khách sạn có nhiều tiêu chuẩn, từ 2 sao cho đến 5 sao.
f) Sảnh Hội nghị - Các phòng họp: Sảnh hội nghị rất rộng, có bệ cao dành cho Chủ tọa Hội nghị. Phần chính được bố trí hình chữ U. Các NSOs (National Scout Organization) được sắp xếp theo thứ tự chữ cái (Mỗi NSO có hai ghế ở hàng đầu có bàn gắn bảng tên NSO). Các đại biểu của NSO được sắp xếp sau lưng các đại diện (tùy theo số lượng tham dự). Hai bên cánh là WOSM và APR cùng các Khách mời và các tổ chức khác. Máy điều hòa không khí và đèn chiếu sáng được duy trì suốt hội nghị. Âm thanh rất tốt và có đến hai bục phát biểu hai bên Chủ tọa đoàn.
g) Các gian hàng: Các NSOs có quyền đăng ký trước gian hàng tại Hội nghị với Ban tổ chức. Các gian hàng được trang trí các banner, hình ảnh, brochure, vật phẩm Hướng đạo, bánh kẹo đặc sản,...với mục đích quảng bá cho NSO của mình.
Ngoài ra, có các gian hàng khác của các đối tác: Messenger of Peace, Habitat for Humanity,...các gian hàng của các sự kiện HĐ Vùng và thế giới sắp tới: WSJ 2019 tại Mỹ, Mexico và Canada, World RM 2021 tại Ireland, WS Conference 2020 tại Ai Cập,...Gian hàng bán đồ lưu niệm của BSP và Bazaar.
Các gian hàng mở cửa suố't thời gian Hội nghị (9g - 17g) và là nơi đón tiếp, trao đổi, tiếp xúc, giao lưu,...của rất nhiều đại biểu Hội nghị và cả các HĐS Philippines đến tham quan.
h) Mỗi 3 năm 1 lần, Hội nghị HĐ Vùng được tổ chức với 3 sự kiện:
+ Khóa LT của APR và NSO đăng cai tổ chức.+ Diễn đàn giới trẻ + Hội nghị HĐ Vùng.Hai sự kiện Khóa LT và Diễn đàn giới trẻ được tổ chức trước khoảng 1 tuần để cung cấp thông tin cho Hội nghị.
2/ CÁCH ĐIÊU HÀNH HÔI NGHỊ
- Làm việc đúng giờ. Đến đúng giờ là Chủ trì Hội nghị bắt đầu buổi làm việc dù vẫn còn đại biểu chưa vào sảnh hội nghị.- Đầu mỗi buổi làm việc có chiếu video clip về những hoạt động của ngày hôm qua (một trong những mục đích nữa là chờ mọi người tập trung đầy đủ)- Điều hành mỗi buổi làm việc thường là Chủ tịch Hội đồng, Giám đố'c Vùng (thường xuyên có mặt) và 2 người khác trong Hội đồng (thay đổi).- Đầu mỗi buổi làm việc thường có phần khen thưởng, công nhận. Việc này tránh được việc kéo quá dài thời gian nếu làm một lần. Phần khen thưởng, công nhận được sắp xếp theo từng chủ đề, bố trí trước sau theo từng sự việc. Thường các sự kiện quan trọng được sắp xếp vào những ngày cuối Hội nghị.- Thái độ làm việc nghiêm túc nhưng rất thoải mái. Thậm chí vẫn có những câu đùa ý nhị trong quá trình làm việc.- Việc bố trí chương trình mang tính khoa học. Trước tiên là giới thiệu, các báo cáo, giới thiệu ứng viên (để thời gian hai ngày sau mới tổ chức bầu), trình bày của các đối tác, giới thiệu Nghị quyết (trước đó đã yêu cầu các NSOs gởi ý kiến), biểu quyết Nghị quyết, bầu cử, phát biểu nhận trách vụ,...
Qua những vấn đề và nhận xét nêu trên, chúng tôi đề nghị:
1) Cần xem xét, nghiên cứu cách thức tổ chức Hội nghị để vận dụng áp dụng cho các Hội nghị của chúng ta.2) Cố gắng cử Đoàn tham dự các sự kiện HĐ khu vực và thế giới của HĐVN với thành phần đủ để có thể đảm nhiệm tốt các vấn đề truyền thông (hình ảnh, quay phim,.) và quảng bá (gian hàng), nhất là với các sự kiện lớn sắp tới.3) Cần quảng bá rộng rãi trước về những sự kiện HĐ khu vực và thế giới để mọi người có sự chuẩn bị tốt.4) Nên cố gắng tham gia các sự kiện HĐ khu vực và thế giới như các Jamboree, Rover Moot, Conference,...để hội nhập với Phong trào trên thế giới.
KẾT LUÂN:
Đây là lần thứ 3 Hướng Đạo Việt Nam được tham dự Hội nghị HĐ Vùng.
Hai lần trước vào năm 2012 tại Dahka, Bangladesh và năm 2015 tai Quangju, Korea.
Chúng tôi nhận định ở Hội nghị lần này, WOSM, APR và các NSOs đã có cái nhìn rất thiện cảm với HĐVN, đã biết nhiều hơn đến HĐVN và toàn bộ đều chúc mừng chúng ta. Chúng ta cũng đã có nhiều động thái rất chuẩn mực, rất chuyên nghiệp trong quan hệ ngoại giao để thể hiện vai trò và vị trí của chúng ta trong khu vực, qua đó tranh thủ được rất nhiều tình cảm quý báu của các bạn.
Đặc biệt trong Hội nghị này, chúng ta cũng đã thể hiện được 1 việc rất có ý nghĩa. Ban tổ chức cũng đã sắp xếp để chúng ta có thời gian chia sẻ sự thông cảm với nhân dân và HĐ Indonesia về những thiệt hại do động đất và sóng thần xảy ra vào ngày 28/9/2018 vừa qua tại Palu, Indonesia. Thay mặt HĐVN, tôi đã đọc Thư của Tr. Thái Hùng, Chủ tịch HĐVN và trao số tiền 5.000 đô la Mỹ, là tiền đóng góp cho thiên tai nói trên của HĐS Việt Nam, cho Trưởng đoàn và Đoàn HĐ Indonesia, với sự chứng kiến của ông Chủ tịch HĐ Vùng, Paul Parkinson, ông Giám đố'c Vùng, JR Pangilinan và trước đông đảo các NSOs khác. Toàn Hội nghị đã bày tỏ sự cảm động về nghĩa cử này của HĐVN. Ông Ahmah Rusdi, Trưởng đoàn HĐ Indonesia (và cũng là Chủ tịch mới của Vùng) đã nói lời cám ơn HĐS Việt Nam về việc này và sau đó đã gởi chúng tôi một thư cám ơn.
Thay mặt các thành viên tham dự Hội nghị HĐ Vùng Á châu - Thái Bình Dương lần thứ 26, tổ chức tại Manila, Philippines từ ngày 15 - 20/10/2018, xin chân thành cám ơn quý Trưởng đã tin tưởng giao nhiệm vụ, đã hỗ trợ tinh thần và vật chất, đã thường xuyên trao đổi, góp ý trong thời gian Hội nghị
Trân trọng kính chào quý Trưởng,
SALAMATPO! (Cám ơn các Trưởng)
MABUHAYPO TAYONG LAHAT! (Chúc sức khỏe)
TM. Đoàn HĐVN tham dự Hội nghị HĐ Vùng 2018,
Trưởng đoàn,
Nguyễn Tuấn
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét